Protokoll ügyintéző
A protokoll ügyintéző szakképesítés azonosító száma: 54 812 02 0010 54 01
Betölthető munkakörök, foglalkozások:
Rendezvényszervező, protokoll ügyintéző
A munkaterület rövid, jellemző leírása:
Rendezvényeket, konferenciákat, hivatalos eseményeket, protokolláris tevékenységeket illetve hivatalos tárgyalásokat előkészít, szervez, bonyolít.
Ismeri és gyakorolja a protokollal kapcsolatos szabályokat.
Oktatott tantárgyak
Pénzügyi tevékenységek, Adminisztráció, Általános kommunikáció, Üzleti kommunikáció, Rendezvényszervezői munka alapjai, Rendezvényszervezés folyamata, Protokoll elméleti ismeretei, Társadalomismeret, Művelődéstörténet, Viselkedési szabályok alkalmazása, Hivatalos programok szervezése és bonyolítása, A vendéglátás protokollja, Marketing, PR, Delegációk utazásának megszervezése, Üzleti kommunikáció, Üzleti ügyintézés
| Jellemző | Nappali képzés |
| Időtartam: | 1 év |
| Időbeosztás: | heti 5 napon, iskolarendszerben |
| Jelentkezés feltétele: | érettségi bizonyítvány |
| Jelentkezési határidő: | Amíg be nem telik a létszám. |
| Képzés indítása: | 2010. szeptember |
| Részvételi díj: | 22 éves korig tandíjmentes |
Protokoll ügyintéző
Ceremóniamester
A vállalathoz magas rangú külföldi vezetők érkeznek. Az első kérdés: melyik az a szálloda, amely minden szempontból a legideálisabb? Ezek közül melyik az, ahol a kívánt időpontban rendelkezésre áll megfelelő mennyiségű szoba? Azután: van-e a látogatók valamelyikének különleges igénye az étkezést illetően? Milyen legyen az ültetési rend? A vidéki utat hogyan lehet megszervezni úgy, hogy a lehető legtartalmasabb legyen anélkül, hogy túlzottan kifárasztaná vendégeket? Tényleg, mik azok a látnivalók, amik valóban érdekesek lehetnek a számukra? A vállalat mely részlegeit mutassuk be feltétlenül? Távozáskor ki milyen ajándékot kapjon?
Megannyi kérdés, amelyek felmerülnek ilyen alkalmakkor. A protokoll természetesen a hétköznapokban is gyakran előkerül például sajtótájékoztatók, vállalati összejövetelek, évfordulós ünnepségek alkalmával.
A protokoll ügyintéző számára a legkomolyabb kihívást talán a rendezvényszervezés jelenti. Természetesen a protokoll ügyintézőt a legtöbb ilyen esetben külső és belső szakemberek – például dekoratőrök, színpadtechnikusok, díszletépítők – segítik, de a szerteágazó szálakat neki kell a kezében tartani. A protokoll ügyintéző egyik legfőbb feladata ilyenkor, hogy folyamatosan ellenőrizze az általa és a vállalat vezetése által meghatározott koncepció következetes, határidőre történő megvalósítását.
Gondoskodni kell például arról is, hogy az ország különböző helyeiről, esetleg külföldről érkező, helyismerettel nem rendelkező vendégek is könnyedén megtalálják a rendezvény helyszínét.
A protokoll ügyintéző munkája még akkor sem ér véget, amikor a rendezvény előkészületei megtörténtek, hiszen a valódi főpróba élesben, a meghívottak megérkezése után kezdődik. Ilyenkor még felmerülhetnek kisebb, eredetileg számításba nem vett hiányosságok, hibák, amelyek kijavításáról gyorsan intézkedni kell.
Amennyiben a vállalat vagy intézmény vezetői látogatnak külföldre, az ő utazásuk megszervezése is gyakran a protokoll ügyintézőre hárul. Ilyenkor ő foglalja le a repülőjegyeket, a szállást, valamint gondoskodik a vendéglátóknak szánt ajándékokról is.
Az imént felsoroltak csak nagyon vázlatosan ábrázolják a protokoll ügyintéző feladatait, hiszen a erre a munkakörre nem jellemző a gépies rutin. Még abban az esetben is igaz ez, ha például egy-egy külföldi küldöttség többször is ellátogat ide, vagy egy rendezvény rendszeresen ismétlődik, hiszen mindig felmerülhetnek újabb és újabb feladatok, esetleg problémák is. A protokoll ügyintézővel szembeni egyik legfőbb elvárás, hogy a váratlan helyzetekben is magabiztosan ura maradjon a helyzetnek, és mindig meg tudja hozni a szükséges döntéseket. Ehhez kitűnő konfliktustűrő-képességre és pozitív gondolkodásra van szükség.
Az a protokoll ügyintéző, aki minden körülmények között helytáll, bizton számíthat munkaadói és az ügyfelek megbecsülésére, és nagy tekintélyt vívhat ki magának annak erkölcsi és anyagi előnyeivel.
E nehéz, ám szép és változatos, gyakorlói számára komoly perspektívát nyújtó szakma iránt hagyományosan nagy az érdeklődés. E tényt szem előtt tartva a Minerva Érettségizettek Szakközépiskolája is kínálatában tartja a protokoll ügyintézői szakképzést. A piacon ritkaság számba menően a képzés 22 éves korig tandíjmentes, az egyedüli feltétel az érettségi bizonyítvány – és természetesen az ambíció megléte.
